مقدمه
نظارت و كنترل يكى از اركان و عناصر حياتى مديريت در همه سيستم ها است . اهميت و ضرورت اين اصل مهم در سازمان هاى مختلف (سازمان هاى دولتى و خصوصى ) بديهى و غير قابل انكار است . با گسترش ‍ سازمان ها و پيچيدگى مسائل آن ها، اهميت و ضرورت نظارت و كنترل بيش ‍ تر احساس شده و دامنه فعاليت و وظايف بخش نظارتى نيز در آن گسترش ‍ مى يابد.
جوامع و سازمان هاى مختلف ، به شيوه هاى گوناگون به طراحى ساختارهاى نظارتى براى سازمان اقدام مى كنند، تا ساختارهاى مذكور، كنترل و نظارت بر برنامه ها و افراد را تسهيل نمايد. آنچه باعث شده تا جوامع انسانى ، نظام هاى اجتماعى ، به ويژه سازمان ها در روند تكاملى خود به كنترل و روش هاى مختلف نظارت روى آورند، ضرورت پيشگيرى و ممانعت از انحراف از هدف ، و حصول اطمينان از صحت حركت همه عوامل جامعه يا سازمان به سمت اهداف تعيين شده مى باشد. بنابراين ، نظارت و كنترل ، ضامن حركت سازمان در مسير اهداف تعيين شده ، و در نتيجه ضامن دوام و تكامل آن مى باشد. اصولا هيچ نظامى بدون داشتن برنامه مناسب و قدرتمند نظارت و كنترل نمى تواند، تداوم و پيشرفت خود را تضمين نمايد.
بى ترديد از نشانه هاى موفقيت و اثر بخشى سازمان و مديران آن ، استفاده بهينه از امكانات و منابع سازمان ، اعم از منابع مادى و انسانى ، مى باشد. بديهى است كه هيچ سازمانى بدون بهره مندى از يك نظام جامع و مناسب كنترل نمى تواند از امكانات و منابع موجود سازمان به صورت بهينه استفاده نمايد. نتيجه چنين امرى عدم دستيابى به اهداف مورد نظر و برنامه هاى طراحى شده ، مى باشد.
امام على (ع ) در دوران كوتاه ، اما پر بركت حكومت و مديريت الهى خويش ‍ بر جامعه اسلامى ، در زمينه نظارت و مراقبت بر اعمال و رفتار كارگزاران و كاركنانى كه تحت مديريت ايشان بودند، بسيار دقيق و هشيارانه عمل مى كرد، و در زمينه نظارت بر عملكرد كارگزاران اهتمام ويژه داشت . آن حضرت از سويى به كارگزاران عالى رتبه خود دستور مى داد كه افراد تحت سرپرستى خود را زير نظر داشته و مراقب اعمال و رفتار آنان باشند؛ و از سوى ديگر، خود، با حفظ جميع جهات ، توجه ويژه اى بر عملكرد كارگزاران و افراد تحت مديريت خويش داشت .
امام على (ع ) در بخشى از عهدنامه و دستور العمل مهم خود به مالك اشتر در مورد نظارت بر عملكرد كارگزاران و افراد تحت امر او مى فرمايد:
ثم تفقد اعمالهم و ابعث العيون من اهل الصدق و الوفاء عليهم فان تعاهدك فى السر لامورهم حدوة لهم على استعمال الاءمانة و الرفق بالرعية ؛ (170) 

 پس ، با فرستادن ماءموران مخفى - كه اهل راستى و وفادارى هستند - كارهاى آنان را زير نظر بگير، زيرا بازرسى مداوم و پنهانى تو، سبب مى شود كه آنان به امانتدارى و مدارا كردن با مردم ترغيب شوند.
علاوه بر اين ، آن حضرت همواره بازرسان و ناظرانى بر كارگزاران خويش ‍ مى گماشت تا اعمال و رفتار آنان را زير نظر گرفته و بررسى نمايند، و نتيجه بررسى ها را براى آن حضرت گزارش كنند. در ادامه ، سيره نظارتى آن حضرت را بيش تر توضيح خواهيم داد.
تعريف كنترل
دانشمندان و نويسندگان مديريت ، تعاريف مختلفى از كنترل و نظارت ارائه كرده اند كه هر كدام از زاويه اى به نظارت و كنترل نگاه كرده و آن را مورد بررسى قرار داده اند. در اين جا دو مورد از بهترين و جامع ترين تعريف ها را درباره نظارت و كنترل مطرح خواهيم كرد:
1. يكى از تعاريف نسبتا جامعى كه از نظارت و كنترل انجام گرفته ، تعريفى است كه استيفن رابينز ارائه كرده است . او معتقد است كه كنترل را اين گونه مى توان تعريف كرد: 

 كنترل عبارت است از فرايند تحت نظر قرار دادن فعاليت ها، به منظور حصول اطمينان از اين كه آن ها همان گونه كه برنامه ريزى شده اند، انجام مى پذيرند؛ و نيز اصلاح كردن انحرافات قابل ملاحظه و مهم . (1)
بنابر اين تعريف ، نظارت و كنترل ، فرايندى است براى كسب اطمينان از اين كه اقدامات و فعاليت هاى جارى سازمان ، در جهت اهداف پيش بينى شده و منطبق با اقدامات برنامه ريزى شده ، مى باشد. بنابراين ، مى توان گفت كه كنترل و نظارت فرايندى است كه بايدها را با هست ها؛ مطلوب ها را با موجودها؛ و پيش بينى ها را با عملكردها مقايسه مى كند، و تصوير روشنى از اختلاف يا تشابه بين اين دو گروه از عوامل را در اختيار مسئولان و مديران سازمان قرار مى دهد.
2. از ديگر تعاريف نسبتا جامع در مورد كنترل ، تعريفى است كه رابرت ماكلر ارائه كرده و در آن ، عناصر و اجزاى اصلى فرايند كنترل را نشان داده است . او معتقد است : كنترل ، تلاشى است سيستماتيك و نظام مند به منظور تعيين استانداردهاى عملكرد، براى اهداف برنامه ريزى شده ، طراحى سيستم باز خور نمودن اطلاعات ، مقايسه عملكرد واقعى با استانداردهاى از پيش تعيين شده ؛ مشخص كردن اين كه آيا انحرافاتى وجود دارد يا نه ؛ و تعيين ميزان اهميت آن ها؛ و نيز انجام دادن اقدامات اصلاحى براى حصول اطمينان از اين كه همه منابع شركت به شيوه اى بسيار مؤ ثر و با حداكثر كارآيى ممكن ، در جهت دستيابى به اهداف شركت مورد استفاده قرار گرفته است . (2)
اهميت و فوايد كنترل و نظارت
همان گونه كه قبلا اشاره كرديم ، نظارت و كنترل در سازمان يكى از عناصر حياتى و اركان اصلى مديريت و ضرورتى انكارناپذير است . اين اصل مهم در مديريت سالم و كارآمد، در حصول اطمينان از درستى حركت همه عوامل دست اندر كار سازمان به سمت اهداف تعيين شده ، ضرورى و مهم مى نمايد. مديران و مسئولان سازمان ها هرگز نمى توانند مطمئن باشند كه رويدادها و اتفاقات طبق برنامه به وقوع پيوسته و حركت سازمان كاملا منطبق بر برنامه هاى طراحى شده ، باشد؛ چرا كه پيش بينى ها و برنامه هاى عملياتى سازمان همواره با درصدى از خطا همراه است ، و فعاليت هاى سازمان و كاركنان آن همواره منطبق بر برنامه ها نخواهد بود. بنابراين ، ضرورى است كه مديران با استفاده از فرايند نظارت و كنترل ، سازمان و استمرار فعاليت هاى آن را از خطا و اشتباه مصون دارند؛ يا ميزان خطاها را كاهش دهند و نيز در صورت نياز، عملكرد را اصلاح نمايند.
نظارت و كنترل ، صحت و دفت انجام فعاليت ها را در سازمان تضمين مى كند. اصولا نمى توان بدون داشتن يك نظام كنترلى مناسب و كارآمد، سازمان را اداره نمود، و صحت و دقت عمليات و نيز اجراى كامل و صحيح برنامه ها را تضمين كرد. همچنين حصول اطمينان از كيفيت و كميت كالاها و خدماتى كه در سازمان ارائه مى شوند، تنها در صورتى ميسر است كه يك نظام مناسب و توانمند كنترل و نظارت در سازمان وجود داشته باشد.
دلايل متعددى به منظور تبيين ضرورت وجود يك نظام دقيق و مناسب نظارت و كنترل در سازمان وجود دارد، كه ضرورت و اهميت آن را بيش تر مى نماياند. در اين قسمت برخى از دلايل اهميت و آثار مثبت و فوايد كنترل و نظارت را كه در بيانات نورانى امام على (ع ) مورد توجه قرار گرفته است به اختصار توضيح مى دهيم :
1. امانتدارى كاركنان سازمان
يكى از نيازهاى اساسى سازمان ها و نيز از عوامل موفقيت مديران در اداره مناسب سازمان ، امانتدارى كاركنان در قبال سازمان و منابع و امكانات آن است . مديران و مسئولان در صورتى مى توانند از منابع و امكانات موجود سازمان نگهدارى كرده و در جهت دستيابى به اهداف سازمان از آن ها به صورت مناسب و بهينه استفاده كنند كه اعضاى سازمان و كاركنان آن ، امانتدار بوده و از استفاده نادرست و بى مورد از امكانات سازمان و خيانت نسبت به آن ها پرهيز نمايند. به منظور تشويق و ترغيب كاركنان به امانتدارى و جلوگيرى از خيانت و استفاده نامناسب آنان از امكانات سازمان ، ضرورى است كه سيستمى براى كنترل و نظارت بر عملكرد آنان طراحى و اجرا شود. البته در ميان انواع مختلف سيستم هاى كنترلى ، كنترل و نظارت مخفى و پنهانى در ترغيب كاركنان به امانتدارى ، مفيدتر و اثر بخش تر است ؛ در صورتى كه كاركنان به اصل وجود اين سيستم اگر چه به طور اجمالى آگاهى داشته باشند.
امام على (ع ) در قسمتى از عهدنامه معروف مالك اشتر، به او دستور مى دهد كه با فرستادن ماءموران مخفى ، عملكرد كارگزاران خويش را زير نظر گرفته و بر اعمال و رفتار آنان نظارت نمايد. سپس يكى از دلايل عمده اين مطلب را تشويق و ترغيب آنان به امانتدارى عنوان كرده و مى فرمايد:
فان تعاهدك فى السر حدوة لهم على استعمال الاءمانة و الرفق بالرعية ؛ (3) بازرسى و نظارت پنهانى تو، سبب مى شود كه آن ها (كارگزاران ) به امانتدارى تشويق شوند.
2. مدارا با مردم
از ديگر آثار مثبت مستقيم نظارت و كنترل در سازمان ، از نگاه امام على (ع )، مدارا كردن كاركنان با مردم و ارباب رجوع ، و رسيدگى مطلوب به درخواست هاى آن ها است .
ضرورت اين امر وقتى نمود بيش ترى پيدا مى كند كه بدانيم امروزه رضايت مردم از عملكرد سازمان ها و ادارات مختلف ، به ويژه سازمان هاى دولتى تا حدود و زيادى كاهش يافته و شكايات فراوانى در اين زمينه به مراجع مربوط ارسال مى شود. اين نارضايتى و شكايت ريشه در نحوه رسيدگى آن ها به كار مردم و شيوه برخورد آن ها با ارباب رجوع دارد.
بيش تر مردم از بى توجهى كاركنان سازمان ها به خواسته هاى آنان ، كم كارى ، كار را به امروز و فردا سپردن و طولانى شدن بيش از اندازه فرايند انجام دادن كارها به شدت ناراضى هستند. درست است كه منشاء برخى از مشكلات وجود بعضى قوانين و مقررات خشك و دست و پاگير ادارى است ؛ اما نارضايتى اغلب مردم ، وجود و يا اجراى قوانين و مقررات نيست ، بلكه عمدتا نحوه برخورد و عملكرد برخى كاركنان و مديران چنين نارضايتى و شكايات را رقم زده است . به عبارت ديگر، مردم از اين جهت نارضايتى هستند كه در بسيارى از موارد كاركنان سازمان ها و ادارات با آنان مدارا نكرده و به فكر حل مشكلات آن ها نيستند.
بنابراين ، لازم است كه مسئولان و مديران سازمان ها، به شيوه هاى مختلف و از راه هاى گوناگون ، كاركنان سازمان را نسبت به مدارا كردن با مردم تشويق و ترغيب كنند. از بهترين راه هايى كه مى تواند چنين رسالتى را به انجام برساند، وجود يك سيستم جامع كنترل و نظارت است . البته در اين مورد نيز كنترل و نظارت مخفى و پنهانى ، بيش ترين تاءثير را خواهد داشت .
امام على (ع ) در ضمن سفارش مالك به نظارت بر عملكرد كارگزاران خويش ، اين فايده مهم نظارت و كنترل را نيز يادآور مى شود و مى فرمايد:
فان تعاهدك فى السر حدوة لهم على استعمال الاءمانة و الرفق بالرعية ؛ (4) همانا نظارت پنهانى تو باعث مى شود كه آنان (كارگزاران ) به امانتدارى و مدارا كردن با مردم ترغيب شوند.

-----------------------------------
1) .600:P ؛Management ؛Edward ,Freeman ,James ,Stoner
2) Tbid
3) نهج البلاغه ، نامه 53.
4) همان .